INFORME DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011
PERIODO EVALUADO: de Abril a junio 30 de 2013
FECHA DE ELABORACION: Julio 05 de 2013
1.- SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
De acuerdo con la evaluación realizada por la oficina de Control Interno, el ambiente de control estratégico del Hospital Carlos Torrente Llano, su estado actual se explica a continuación:
1.1 Componente de ambiente de control: En el elemento desarrollo de talento humano, en el elemento estilo de dirección, se da cumplimiento de las actividades como: Inducción, re inducción, cumplimiento de programas de Bienestar Social, desarrollo de capacitaciones al recurso humano en las reuniones realizadas con los coordinadores.
El hospital realizó un estudio de reorganización de la planta de personal, con el fin de hacerla mas funcional, mas productiva y con menos inconvenientes de tipo laboral, actualizando así el plan de cargos y manual de funciones, de acuerdo a los recursos estructurar el proceso para los incentivos laborales y de capacitación.
Se observo que se presentan dificultades por falta de recursos para realizar la totalidad de las actividades, pero se demuestra compromiso por dar cumplimiento con lo requerido institucionalmente.
1.2 Direccionamiento Estratégico:
Actualmente continua adelantando todo el proceso de implementación y aplicación de la política de Calidad en los procesos asistenciales del Hospital Carlos Torrente Llano.
En la actualidad se cuenta con un mapa de riesgos con puntos de control, y se tienen identificados los riesgos internos y externos y su evaluación mediante matriz previamente estudiada.
Se observa dificultad en la aplicación de los requerimientos para el cumplimiento de la política de Calidad, debido a factores ajenos a la institución y a su difícil situación presupuestal.
2.- SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION.
2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL: En este subsistema se observa avance para los elementos de política de operación, procedimientos, controles, las áreas asistenciales y financiera aplican indicadores de gestión, que se registran en los planes de acción de cada proceso, sin embargo el resultado de estos deben ser de mayor impacto institucional.
Se presentó a la Junta Directiva el Manual de Contratación, siendo este aprobado incluyendo en, él la normatividad vigente en cuanto a contratación se refiere.
Es de tener en cuenta que la Institución se encuentra en proceso de organización de las Tablas de Retención Documental para ser aplicadas en la Organización del archivo en los diferentes estados como son de Gestión, Central e Histórico. Se deben tener indicadores en todo nivel para el control y logro de los objetivos institucionales.
2.2 INFORMACION: El HOSPITAL CARLOS TORRENTE LLANO E.S.E cuenta con la oficina de atención al usuario que sirve de mecanismo para la información detallada a los usuarios sobre las inquietudes presentadas por estos, además por parte de la Administración se realiza el seguimiento a las Quejas y reclamos que se recepcionan mensualmente, lo que ha servido para mejorar el servicio asistencial.
Adicionalmente en este periodo funciona el sistema de información manual de correspondencia y almacén y automatizado: contabilidad y presupuesto mediante el aplicativo CAFÉ que permite el control y seguimiento a la información entregada y causación respectiva.
Se recomienda la presentación al Comité de Archivos del Departamento las Tablas de Retención Documental, área de Recursos Físicos su aprobación en cumplimiento de la Ley 594 de 2000.
Las dificultades que se observan son la falta de tiempo para realizar ajustes pertinentes y cambios continuos de la persona que maneja el archivo o que tiene injerencia en el.
2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA: En la página Web del Hospital, se publica la información administrativa y financiera; se utilizan carteleras informativas en los sitios de atención en salud y en el área logística, pero en estos no aparecen los Balances, estados de Actividad Económica y ejecución Presupuestal entre otros.
Se recomienda Publicar toda la información administrativa y financiera en la página Web del hospital y en las carteleras ubicadas en las Instalaciones del mismo.
Los gráficos P y P, están en implementación ya que se han generado nuevos formatos por la norma 4505 del 28 de diciembre del 2012, el Software debe ajustar los reportes de acuerdo a la norma.
No se ha logrado presentar las TRD al ente competente, porque deben ajustarse a la nueva normatividad.
3.- SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION:
En este subsistema se han desarrollado los componentes de autoevaluación, Evaluación independiente y planes de mejoramiento internos:
3.1 AUTOEVALUACION: Los funcionarios en general han sido sensibilizados sobre la importancia y funcionalidad de la autoevaluación en el puesto de trabajo.
3.2 EVALUACION INDEPENDIENTE: La oficina de control Interno realiza de manera continua evaluación sobre los procesos y procedimientos logísticos y socializa las actividades pertinentes de implementación y ejecución, esta oficina hace recomendaciones de acuerdo con lo observado y evaluado, no incluye auditorias de Calidad en áreas Asistenciales (medicina, odontológica, laboratorio entre otros) directamente pero el HOSPITAL CARLOS TORRENTE E.S.E. cuenta con el personal idóneo para esta labor.
3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO: De acuerdo con lo evaluado los funcionarios responsables del Hospital Carlos Torrente E.S.E., realizan correctivos pertinentes a los hallazgos de los planes de mejoramiento internos, mejorando y minimizando riesgos en la ejecución de las actividades respectivas. En este elemento se cuenta con un alto compromiso a todo nivel de la Institución.
Algunas acciones preventivas, correctivas y/o de mejora no se han realizado pero están dentro del termino previsto para garantizar el logro de los resultados esperados.
Se debe continuar insistiendo en la cultura del autocontrol en todos los procesos, haciendo que los responsables de los procesos y los funcionarios se autoevalúen, identifiquen sus fallas e implementen sus acciones correctivas y preventivas. Los planes de mejoramiento se deben constituir en herramienta de gestión para buscar la mejora continua del hospital
Es necesario concientizar a los responsables de área en el cumplimiento y de ser necesario en el ajuste de sus manuales de procedimientos para que se les dé un efectivo desarrollo.
HELMAN AUGUSTO OSORIO TRUJILLO
Contador.-
CONTROL INTERNO.-
