ADOPCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCIÓN ALCIUDADANO.

A-   ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCIÓN ALCIUDADANO

RESOLUCION No.  052

(ABRIL 30 DE 2013)

Por la cual se adopta el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano dentro los lineamientos y términos establecido por el artículo 73 de la  Ley 1474 de 2011 y el Decreto reglamentario 2641 de 2012, para el HOSPITAL CARLOS TORRENTE LLANO - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

 

LA GERENTE DEL HOSPITAL CARLOS TORRENTE LLANO - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, en ejercicio de sus atribuciones Constitucionales y legales y en especial las conferidas por el Decreto Nacional 1876 de 1994 y por el acuerdo No.008 del 09 de Septiembre de 1997, proferido por el Concejo de Santa Isabel y  

 

CONSIDERANDO

Que en cumplimiento al artículo 73 la Ley 1474 de 2011, que establece que  "cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano", mandato que fue reglamentado por el Decreto 2641 de Diciembre 17 de 2012, emanado del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, señalando la metodología para diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, indicando que los estándares que deben cumplir las entidades públicas para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, son los contenidos en el documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano",el cual hace parte integral del Decreto 2641 de 2012.

Que el documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano" es un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestión, su metodología incluye cuatro componentes autónomos e independientes, que contienen parámetros y soporte normatívo propio.

Anualmente debe elaborarse dicha estrategia, que contendrá, los siguientes componentes:

 a) El mapa de riesgos de corrupción y las medidas para controlarlos y evitarlos,

b) Las medidas antitrámites,

c) La rendición de cuentas

d) Los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Que para la construcción del Plan en  el hospital Carlos Torrente Llano, ESE.,  de acuerdo a su objeto social, se realizo el análisis de los posibles riesgos de corrupción que pueden materializarse de acuerdo a las causas generadoras, en los procesos asistenciales y administrativos, que llevaron a construir el mapa de riesgos de corrupción, igualmente  se hizo una revisión y evaluación de los trámites y procedimientos  administrativos, que son factibles de intervenir, a corto plazo, adoptando las medidas para su racionalización.

Que para el componente de rendición de cuentas, se establecen los lineamientos y requerimientos  generales que deben ser realizados por la entidad identificando las necesidades de información de acuerdo a los diferentes actores y categorización de ciudadanos,  la capacidad operativa del proceso de rendición de cuentas y la disponibilidad de recursos, cronogramas para las acciones de información, dialogo y de incentivos, estableciendo las correspondientes actividades de seguimiento y monitoreo y finalmente la entidad, reconoce que el eje central del que hacer institucional es el Ciudadano, entendido éste como las personas naturales y jurídicas que requieren acceder a los servicios o trámites de la entidad  y en implementación de la política de mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la entidad y satisfacer las necesidades de la ciudadanía, decide programar para mejorar la atención al ciudadano, la realización de actividades para el desarrollo institucional de atención al ciudadano, para afianzar la cultura de servicio al ciudadano en el servidor público, para el fortalecimiento de los canales de atención y finalmente garantizar el cumplimiento de los estándares para la atención de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos

Que en  mérito de lo anterior.

 

 

 

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar para EL HOSPITAL CARLOS TORRENTE LLANO - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, El Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, dentro de criterios de transparencia,  participación y servicio al ciudadano, orientando su accionar a acercar al ciudadano al que hacer institucional y hacer visible su gestión y permitir a la ciudadanía su acceso a la información, a los trámites y servicios, para una atención oportuna y efectiva, el cual hace parte de la presente resolución.

ARTICULO SEGUNDO.- El diseño, adopción, términos e implementación del Plan de Anticorrupción y de Atención al ciudadano, se acoge a los lineamiento establecidos en los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 y al Decreto 2641 de diciembre 17 de 2012 y a la metodología establecida en el documento “Estrategias para la Construcción del Plan anticorrupción y de Atención al ciudadano”

ARTICULO TERCERO.- Para garantizar  el cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del Plan de anticorrupción y de Atención al Ciudadano, su seguimiento, estará a cargo de la oficinas de control interno o de quien haga sus veces, para lo cual se publicará en la página web de la USI-ESE, las actividades realizadas, de acuerdo con los parámetros establecidos.

ARTÌCULO CUARTO.-   La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLIQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Santa Isabel Tolima, a los 30 días del mes de Abril de 2013

YULI PAOLA ROJAS RODRIGUEZ

Gerente

 

 

B) PRIMER COMPONENTE – IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA CONSTRUIR EL MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN.

Este componente, desarrolla metodológicamente los criterios generales para la identificación y prevención de los riesgos de corrupción de la entidad, permitiendo a su vez la generación de alarmas y la elaboración de mecanismos orientados a prevenirlos o evitarlos.

El componente de acuerdo a los estándares señalados, se orienta en el Hospital Carlos Torrente Llano -  ESE, a desarrollar por matrices la obtención y manejo de la siguiente información:

a) Matriz de Identificación de riesgos de corrupción, estableciendo las causas que pueden generar amenazas (factores externos) y/o debilidades (factores internos) que pueden influir en los procesos y procedimientos y  generar a la entidad una mayor vulnerabilidad frente a riesgos de corrupción y hacer una descripción del riesgo de corrupción.(Anexos 1, 2 y 3)

b) Matriz de Análisis de los riesgos identificados, de acuerdo a su probabilidad de materialización y su posible impacto, determinándolos como inaceptables. (Anexo 4)

c) Matriz de Valoración del riesgo de corrupción, desde los controles preventivos o correctivos existentes, y el cumplimiento de los criterios de medición de los riesgos determinando si son pertinente o si se requiere del establecimiento de controles adicionales o complementarios, con el fin de evitar o prevenir el riesgo. (Anexo 5)

d) Matriz para la Definición de la política de administración de los riesgos de corrupción, como el conjunto de "actividades coordinadas para dirigir y controlar la organización con respecto al riesgo, la cual se alinea con el direccionamiento estratégico de la entidad para prevenir o reducir la materialización del riesgo de corrupción. (Anexo 6)

e) Matriz Para el seguimiento a los riesgos de corrupción, se establece en forma permanente un seguimiento a la identificación de las causas que originan  los riesgos identificados por lo menos dos veces al año para el presente plan.   (Anexo 7)

f) Elaboración e implementación del mapa de riesgos de corrupción, el cual contempla la misión institucional, identificando los procesos y objetivos que pueden ser afectados, las causas generadoras, la descripción del riesgo, el análisis de la probabilidad de materialización, la valoración del riesgo de corrupción de acuerdo a las medidas de mitigación y tipo de control y las políticas definidas para evitar o reducir los riesgos de corrupción. Y por último las acciones de seguimiento, el responsable y el indicador de evaluación de los resultados. (Anexo 8)

C) SEGUNDO COMPONENTE – ESTRATEGIAS ANTITRÁMITES

La estrategia de racionalización de trámites, se encamina a facilitar el acceso a los servicios de salud, asistenciales y administrativos que brinda la entidad, simplificando, estandarizando, eliminando, optimizando y automatizando los trámites existentes; así como acercar al ciudadano a los servicios que presta la entidad, mediante la modernización y el aumento de la eficiencia de sus trámites y procedimientos.

Los mecanismos encaminados a la racionalización de trámites que se adoptan, deben permitir:

·         Respeto y trato digno al ciudadano, rompiendo el esquema de desconfianza para con la entidad pública.

·         Contar con mecanismos y herramientas que restablezcan la presunción de la buena fe.

·         Facilitar la gestión de los servidores públicos.

·         Mejorar la competitividad institucional.

·         Construir una entidad moderna y amable con el ciudadano.

Este componente, desarrolla metodológicamente las fases propuestas para la estrategia antitrámites, identificando los trámites y procedimientos administrativos de la entidad, priorizando los que se deben intervenir, estableciendo las medidas para la racionalización de los trámites y procedimientos administrativos misionales

El componente de acuerdo a los estándares señalados, se orienta en el Hospital Carlos Torrente Llano -  ESE, a desarrollar por matrices la obtención y manejo de la siguiente información:

a) Matriz para la Identificación de trámites y procedimientos administrativos, para lo cual  se hace una revisión de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo administrativo por áreas funcionales evaluando los elementos que los integran dentro de los criterios de pertinencia, importancia y valor agregado para el usuario y analizando normativamente los soportes legales de cada uno de los trámites identificados. (Anexo 9)

b) Matriz para la Priorización de los trámites a intervenir: Para la priorización se hace un diagnóstico de los trámites o procedimientos administrativos a intervenir, describiendo: a) Los factores internos en cuanto a complejidad, costo y tiempo y de los factores externos en cuanto a pagos, peticiones, quejas y reclamos, auditorias y consulta ciudadana y b) Se decide si el trámite requiere intervención. (Anexo 10)

c) Matriz para la Racionalización de trámites: Una vez identificados se transcriben los trámites a intervenir y se decide las actividades adelantar para su racionalización en cuanto a; a) Simplificación, b) Eliminación, c) Optimización, d) Automatización y e) Interoperabilidad. (Anexo 11)

d) Matriz para describir los  Beneficios que se esperan alcanzar por la racionalización de trámites. Se describe por trámite los beneficios que se pueden alcanzar con la racionalización.(Anexo 12)

D) TERCER COMPONENTE – RENDICIÓN DE CUENTAS

De conformidad con el artículo 78 del Estatuto Anticorrupción todas las entidades y organismos de la Administración Pública deben rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía. Los lineamientos y contenidos de metodología serán formulados por la Comisión Interinstitucional para la Implementación de la Política de Rendición de Cuentas creada por el Conpes 3654 de 2010, el cual señala los siguientes lineamientos generales:

a) establece como componente de rendición de cuentas la información, el dialogo y los incentivos o sanciones.

b)  Establece las consideraciones, entendiendo por rendición de cuentas el proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, la entidad y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción  del diálogo.

c) Establece la ruta de rendición de cuentas a través de la identificación de sus insumos y el desarrollo de las etapas de diseño, ejecución y monitoreo y control.

De conformidad a cada uno de los componentes de rendición de cuentas, se establece el inventario de los requerimientos y  actividades que se deben desarrollar, para cumplirlos, así:

1. Identificación de las necesidades de información de la población objetivo de la entidad

La  entidad debe producir y entregar información en forma permanente al ciudadano que sea comprensible, actualizada, oportuna, completa y que esté disponible para su consulta.

2. Acciones de Información a través de la utilización de medios de comunicación masivos, regionales y locales o comunitarios para facilitar el acceso a la misma.

La información y la comunicación son procesos complementarios:

La información debe ofrecerse a toda la población en general.

3. Acciones de Información por medio de la utilización de tecnologías de la información y comunicación para facilitar el acceso a ésta.

Es necesario que la entidad realice la promoción y divulgación de la rendición de cuentas, los medios que pueden ser usados para realizar dicha promoción incluyen radio o prensa, sitio web, correo electrónico, telefonía móvil, redes sociales, mensajes de texto.

4. Implementación Apertura de Datos

La apertura de datos garantiza el acceso permanente a la información de la entidad, posibilita la relación de diálogo y retroalimentación que debe existir con el ciudadano y así mismo permite en mayor medida una sociedad más informada de las acciones de los servidores públicos y de la entidad.

Para lo anterior, la entidad debe poner a disposición los datos primarios sin procesar en diversos medios; los cuales deben ser de fácil acceso y permitir su reutilización e interoperabilidad con otros sistemas, para así crear derivados de los mismos en los casos que sea necesario.

5. Definición de metodología de diálogo presencial que permita la participación de los grupos de interés caracterizados

Se requiere  crear variedad de espacios de encuentro presencial utilizando metodologías de diálogo con la ciudadanía, tales como: Reuniones zonales, Foros ciudadanos participativos por proyectos, temas o servicios, Mesas de trabajo temáticas, Ferias de la gestión, Audiencias públicas participativa, Encuentros regionales, Asambleas comunitarias, Reuniones por temas, Observatorios ciudadanos, encuentros virtuales con uso de TIC, entre otros.

6. Acciones de Diálogo a través del uso de medios electrónicos en los espacios de rendición de cuentas

Dentro las acciones de diálogo, la entidad debe convocar la participación ciudadana para la priorización de temas, somete a consulta, retroalimenta y publica los resultados de las propuestas y preguntas de la ciudadanía.

También debe realizar ejercicios de rendición de cuentas en línea, haciendo uso de los siguientes canales: chat, línea telefónica, mensajes de texto, redes sociales, foro o blog. En estos espacios se pueden atender consultas de ciudadanía en tiempo real, así como ampliar explicación de temas y profundizar sobre contenidos de informes o información publicada por la entidad a través de múltiples canales.

7. Acciones de Incentivos

Los incentivos estarán orientados a motivar positivamente o de manera sancionatoria la realización de actividades de rendición de cuentas, promoviendo comportamientos institucionales para su cualificación, mediante la capacitación, el acompañamiento y el reconocimiento de experiencias.

8. Cronograma del conjunto de acciones seleccionadas

Realizar el seguimiento y control del conjunto de las acciones de rendición de cuentas que ha determinado organizar la entidad, siguiendo un cronograma en el que se refleje qué actividades serán permanentes y cuáles de menor frecuencia debido a su complejidad.

9. Realización de la Convocatoria

Con el fin de lograr el diálogo sobre la gestión y sus resultados en la rendición de cuentas, la entidad debe convocar ampliamente a los grupos de interés identificados a participar en los eventos y reuniones de rendición de cuentas.

Las entidades públicas están obligadas a invitar a las veedurías ciudadanas a participar en el proceso de rendición de cuentas en cumplimiento de los artículos 15, 16 y 17 de la Ley 850 de 2003, de los artículos 34 y 35 de la Ley 489 de 1998, del artículo 66 de la Ley 80 de 1993, y del artículo 91 de la Ley 136 de 1994.

10. Elaboración y publicación de memorias (Principales conclusiones y compromisos) de los eventos de rendición de cuentas

Las memorias en el proceso de rendición de cuentas, identificará las principales acciones de mejora que realizará la entidad como resultado de las observaciones ciudadanas y la evaluación de la gestión realizada en la rendición de cuentas

11.  Evaluación individual de las acciones de Rendición de Cuentas

Los procesos de rendición de cuentas ante la ciudadanía deben generar resultados visibles, tanto para las entidades públicas como para los ciudadanos, para ello, la evaluación efectuada en los espacios de diálogo y durante todo el proceso se constituya en un insumo para retroalimentar la gestión y mejorarla.

12.  Elaboración del documento de evaluación del proceso de Rendición de Cuentas

Se debe elaborar un documento de la evaluación de la estrategia del proceso de Rendición de Cuentas de la entidad, esta evaluación debe estar consignada en un documento que debe ser divulgado a los actores identificados y a la ciudadanía en general y se constituirá en la última acción de la estrategia para la vigencia.

13. Cronograma de Actividades para preparar la Rendición de Cuentas en el HOSPITAL CARLOS TORRENTE LLANO - ESE. (Anexo 13)

E) CUARTO COMPONENTE – ATENCIÓN AL CIUDADANO

La entidad reconoce que el eje central del que hacer institucional es el Ciudadano y entendido éste como las personas naturales y jurídicas que requieren acceder a los servicios o trámites de la entidad  y en implementación de la política de mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la entidad y satisfacer las necesidades de la ciudadanía, decide programar en aplicación de los mecanismos señalados para mejorar la atención al ciudadano, la realización de las siguientes actividades: 

1. Desarrollo institucional para el servicio al ciudadano

En desarrollo de este mecanismo, se establecen  dos aspectos de trabajo que deben garantizan mejoras en la gestión institucional  para el servicio al ciudadano, que son:

a) Procesos y procedimientos internos innovadores, efectivos y acordes a los resultados esperados

b) Arreglos institucionales adecuados para que la entidad ejecute su misión y logre el cumplimiento efectivo de sus resultados

2. Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos

Este mecanismo se orienta a realizar las actividades que sean necesarias para disponer de funcionarios competentes y comprometidos con un mejor Servicio al Ciudadano.

3. Fortalecimiento de los canales de atención.

El desarrollo e implementación de las actividades  para el fortalecimiento de los canales de atención, tienen  el propósito de generar certidumbre y seguridad al ciudadano de recibir información completa, clara y precisa sobre las condiciones de tiempo, modo y lugar en que se atenderá su requerimiento o se gestionará su trámite.

4. Estándares para la atención de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos

Los parámetros básicos que deben cumplir las dependencias encargadas de la gestión de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos de las entidades públicas, para el cumplimiento del artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, se desarrollan a continuación.

a. Definiciones.

Petición: es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución.

Queja: es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones

Reclamo: es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud.¹⁹

Sugerencia: es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestión de la entidad.

Denuncia: Es la puesta en conocimiento ante autoridad competente de una conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigación penal, disciplinaria, fiscal, administrativa, sancionatoria o ético profesional. Es necesario que se indiquen las condiciones de tiempo, modo y lugar, con el objeto de que se establezcan responsabilidades.

Deber de denunciar: Es deber de toda persona denunciar a la autoridad competente las conductas punibles de que tenga conocimiento. Para los servidores públicos tiene connotación constitutiva de infracción de conformidad con los el artículo 6 de la Constitución Política.

b. Gestión:

Recepción: Con el fin de asegurar la existencia de un registro y número de radicado único de las comunicaciones, se debe facilitar el control y el seguimiento de los documentos. Las actividades de recepción, radicación y registro de documentos las deben realizar únicamente las dependencias de correspondencia o quien haga sus veces. La entidad deberá disponer de un enlace de fácil acceso, en su página web, para la recepción de peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias, de acuerdo con los parámetros establecidos por el Programa Gobierno en línea. (www.gobiernoenlinea.gov.co). Requiriéndose diseñar formatos electrónicos que faciliten la presentación de peticiones, quejas, reclamos y denuncias por parte de los ciudadanos y construir un sistema de registro ordenado de las peticiones, quejas, reclamos y denuncias e y informar a la ciudadanía sobre los medios de atención con los que cuenta la entidad para recepción de peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias de actos de corrupción

Oficina, dependencia o entidad competente: En la entidad deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen en relación con el cumplimiento de la misión de la entidad.

Consideraciones Generales: Las dependencias encargadas de la gestión de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos, deberán cumplir con los términos legales: Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. Mediante este, entre otras actuaciones, se podrá solicitar el reconocimiento de un derecho o que se resuelva una situación jurídica, que se le preste un servicio, que se le entregue información, se le permita consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos.

Conforme al artículo 14 de la Ley 1437 de 20112, los términos para resolver son: Para cualquier petición: 15 días siguientes a la recepción. Para la petición de documentos: 10 días siguientes a la recepción. Consultas de materias a su cargo: 30 días siguientes a la recepción. Peticiones entre autoridades: 10 días siguientes a la recepción

El servidor público que conozca de la comisión de una conducta punible que deba investigarse de oficio, iniciará la investigación, si tuviere competencia. De lo contrario, pondrá el hecho en conocimiento de la autoridad competente

c. Seguimiento.

En cumplimiento del proceso de seguimiento y control, es necesario implementar mecanismos que permitan:

1.  Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 -Título V Gestión de Documentos, implementando un Programa de Gestión Documental que permita hacer seguimiento a la oportuna respuesta de los requerimientos de los ciudadanos y a la trazabilidad del documento al interior de la entidad.

2. Hacer seguimiento a la oportuna respuesta de las solicitudes presentadas por los ciudadanos a través de los diferentes canales de atención.

 3. Disponer de un registro público sobre los derechos de petición de acuerdo con la Circular Externa No. 001 de 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial.

 4. El sistema de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias se debe integrar con las plataformas unificadas de quejas y/o denuncias que hayan desarrollado los organismos de control y las superintendencias

5. Cronograma de Actividades para Mejorar la Atención al Ciudadano y cumplir con los estándares de Peticiones, Quejas, Sugerencias y Reclamos, (Anexo 14)

Anexos:

Administración Riesgos Corrupción (Excel)
Estrategias Antitrámites (Excel)
Plan Anticorrupción (Excel)